Pieprasījums pēc procesu automatizācijas ir viens no uzņēmuma konkurētspējas priekšnoteikumiem un arī IT biznesa virzītājiem.
BPM risinājumu ieviešanas mērķis pāris pēdējās desmitgadēs ir palicis nemainīgs: uzņēmumi joprojām cenšas samazināt dažādu procesu izpildes izmaksas, ieviest inovatīvus pakalpojumus un nodrošināt biznesa spēju pielāgoties vides izmaiņām. Galvenā atšķirība, ja salīdzina šodienu ar situāciju pirms pieciem gadiem, ir biznesa vides izmaiņu ātrums un neparedzamība.
Augošās tehnoloģiju iespējas, asā konkurence piesātināta tirgus apstākļos, kā tas pie mums īpaši ir vērojams tādos biznesa sektoros kā telekomunikācija, bankas un apdrošināšana, kā arī klientu paradumu maiņa un izvēles iespēju paplašināšanās no uzņēmēja pieprasa spēju ļoti ātri reaģēt.
Kas mainījies?
Atsedzot galvenās BPM risinājumu šodienas tendences, uzņēmuma AS Digital Mind dibinātājs un vadītājs Rinalds Sluckis min izmaksu modeļa maiņu, to, kas no vienreizēja maksājuma par risinājuma iegādi un ieviešanu ir evolucionējis uz maksājumu par izpildīto procesu, tādējādi kļūdams uzņēmējam pievilcīgāks.
Otrs ir risinājumu pieejamība mākonī, kas ļauj samazināt ieviešanai un pielāgošanai nepieciešamo laiku, kā arī nodrošina lielāku elastību risinājumu vai pakalpojuma maiņas gadījumā.
Būtiska, pēc eksperta domām, ir arī atvērto datu integrācijas standartu nodrošināšana, kad lielākais vairums uzņēmumā notiekošo procesu netiek izolēti vienā IT sistēmā, bet gan pa posmiem tiek izpildīti dažādos risinājumos, izmantojot dažādus datus.
Ieguvums ir - daudz mazāk manuāla darba
Lai spētu nodrošināt datu integritāti uzņēmumā, arī mainot vai pieslēdzot jaunas IT sistēmas, vienlaikus nepadarot sevi par vienas unikālas sistēmas vai ražotāja ķīlnieku, datu strukturēšana un apmaiņas mehānismi tiek standartizēti un vienkāršoti.
Viena no tendencēm ir arī labās prakses biznesa procesu modeļu iekļaušana BPM risinājuma sākotnējā piedāvājumā.
Izvēloties izmantot standartizētus tehnoloģiskos risinājumus, kas veidoti, pamatojoties uz līdzvērtīgu organizāciju darbības principiem, ir iespējams būtiski samazināt BPM sistēmas ieviešanas laiku un izmaksas.
Jautājums tikai: cik atvērti tam ir mūsu uzņēmumi? Diemžēl liela daļa uzņēmumu savos biznesa procesos saskata neizskaidrojamu unikalitāti, kā rezultātā standarta risinājumi mums neder, bet par pielāgošanu maksāt nav iespēju.
Finanšu sistēmas – populārākās
To informācijas sistēmu vidū, ar kuru palīdzību tiek automatizēti un vadīti procesi Latvijas uzņēmumos, īpašu vietu ieņem finanšu uzskaites, grāmatvedības sistēmas.
Lielos un vidējos uzņēmumos tās ir resursu vadības sistēmas (enterprise resource planning – ERP), mazākos – grāmatvedības sistēmas ar dažām papildfunkcijām. Šīs sistēmas ar grāmatvedības moduli centrā ir viens no izejas punktiem uzņēmuma efektivitātes būvēšanā. ERP uzņēmumā gan var kalpot tikai kā grāmatvedības un finanšu uzskaites programma, gan bieži vien ir arī pamatsistēma, kas nodrošina visu biznesa darbību. Nereti uzņēmumi sāk izmantot ERP grāmatvedībai, bet vēlāk to attīsta, sākot uzskaitīt ne tikai naudu, bet arī preces, pasūtījumus, krājumus, inventāru, nostrādāto laiku, atvaļinājumus un dažādus citus resursus.
Pēc pētījumu kompānijas TNS datiem, finanšu uzskaites un grāmatvedības sistēmas Latvijā izmanto gandrīz 83 % uzņēmumu, tātad tās ir uzņēmumos visplašāk izmantotās biznesa informācijas sistēmas, kas ir radītas galvenokārt un īpaši uzņēmējdarbības atbalstam.
Citi biznesa procesu automatizācijas palīgi tiek izmantoti krietni retāk. Dokumentu uzskaites un vadības sistēmas lieto 37 % Latvijas uzņēmumu, bet klientu attiecību vadības sistēmas – 20 % uzņēmumu. Vairums šo sistēmu lietotāju atzīst, ka viņu uzņēmumu konkurētspēja ir atkarīga no izmantotajiem biznesa vai IT risinājumiem. Vēl vairāk – četras piektdaļas – Latvijas uzņēmēju uzskata, ka IT risinājumi vai pakalpojumi ļoti lielā mērā ietekmē biznesa procesu efektivitāti uzņēmumos.
ASV bāzētā resursu vadības sistēmu ieviešanas kompānija Panorama Consulting Solutions, kuras klienti ir izkaisīti pa visu pasauli, katru gadu veic ERP sistēmu pētījumu. Šāgada pētījuma dati liecina, ka uzņēmumi bieži vien nenovērtē sistēmas ieviešanai nepieciešamos resursus un pieļauj kļūdas projektu realizācijā. Ceturtā daļa aptaujāto ir atzinuši, ka sistēmas ieviešana viņu uzņēmumos ir bijusi neveiksmīga. Turklāt vairumā gadījumu ieviešanas izmaksas ir izrādījušās lielākas, nekā uzņēmums sākotnēji bija plānojis, pati ieviešana – laikietilpīgāka, taču reālais ieguvums no sistēmas ieviešanas ir sajusts nebūt ne otrajā dienā, bet ar zināmu laika atstarpi. Lai no neveiksmēm izvairītos, ir svarīgi sistēmas ieviešanu uzticēt pieredzējušam uzņēmumam, kā arī rēķināties, ka projektam būs nepieciešams zināms laika un prasmju ieguldījums arī no uzņēmuma darbiniekiem.
ERP sistēmu evolūcija
Klienti laika gaitā ir kļuvuši daudz izglītotāki, ir mainījusies viņu izpratne par sistēmām, vienlaikus plašāka ir kļuvusi ERP sistēmu izvēle, pašām sistēmām kļūstot komplicētākām un funkcijām bagātākām, vērtējot saka pieredzējusī programmatūras izstrādes, projektu vadības un konsultāciju uzņēmuma SIA Visma Enterprise vadītāja Antra Zālīte.
ERP viņa raksturo kā palīgu uzņēmuma vadīšanā: tur uzkrājas, tiek apkopoti un analizēti dati, kurus uzņēmums var izmantot informētu biznesa lēmumu pieņemšanā. Šī informācija kalpo par pamatu noteiktu, naudas izteiksmē izvērtējamu biznesa mērķu (peļņa, apgrozījums u. c. efektivitātes rādītāji) sasniegšanai. Lēmumi, kas tiek pieņemti uzņēmumā, pastarpināti ir saistīti ar datiem, ko dod sistēmas, tieši no tiem neizrietot.
Šodien funkcionāli un moduļiem bagātas ERP sistēmas spēj ne tikai konstatēt faktus, bet arī palīdzēt uzņēmumā plānot nākotnes norises, piemēram, ražošanas procesa cikla īstenošanai nepieciešamo materiālu iepirkšanu, loģistikas procesu organizāciju u. tml., ar mērķi padarīt uzņēmuma biznesu efektīvāku.
Piemēram, veikals, balstoties uz sistēmā redzamo atskaiti par preču pārdošanu konkrētā periodā, var izveidot pieprasījumu centrālajai noliktavai. Tā, savukārt, no šā pieprasījuma automātiski izveido pavadzīmi preču piegādei no noliktavas un pasūtījumu piegādātājam par trūkstošajām precēm. Kad preces no piegādātāja ir saņemtas, pavadzīmi atkal ir iespējams automātiski izveidot no sākotnējā pasūtījuma dokumenta. Ieguvums ir daudz mazāk manuāla darba, kas nozīmē ietaupītu laiku un novērstas kļūdas, turklāt visi procesā iesaistītie jebkurā brīdī sistēmā var redzēt, kas notiek ar viņu pasūtījumiem.
Vēsturiski ERP sistēmas ir attīstījušās kā noslēgtas ekosistēmas, un to integrācija ar citām sistēmām tradicionāli ir bijis īpašs projekts. Atvērtība citām sistēmām, savstarpējā integrētība un spēja pieprasīt un saņemt datus no citām sistēmām ir salīdzinoši jauna, pēdējā desmitgadē plašāk izvērsta parādība, kas resursu vadības sistēmas visciešāk ir sasaistījusi ar klientu attiecību pārvaldības (customer relationship management – CRM) un personāla vadības risinājumiem.
Sistēmām savs dzīves cikls
Minētā Panorama Consulting Solutions pētījuma dati rāda, ka šobrīd galvenais ERP sistēmas ieviešanas iemesls ir vecās (novecojušās) sistēmas aizstāšana.
Resursu vadības sistēmu veselīgais dzīves cikls tiek lēsts vidēji 7–8 gadu garumā pēc sistēmas ieviešanas, vērtē A. Zālīte. Šai laikā tiek veikti dažādi sistēmas uzlabojumi, papildinājumi, bet netiek principiāli vērtēts, kādas ir uzņēmuma jaunās vajadzības.
Parasti šajā laika sprīdī uzņēmums jau ir paspējis izvērst IT sistēmu, pakāpeniski realizējot identificētās vajadzības, gan funkcionāli, gan savstarpēji integrējot dažādas platformas, reizēm piemirstot, ka IT sistēmas ir rīks darbības uzlabošanai un optimalizēšanai, nevis pašmērķis.
Nereti sistēmas vērtēšana ir saistīta ar tehnoloģiskām izmaiņām, bieži tā nav jaunas sistēmas izvēle, bet gan pašreizējās nomaiņa ar jaunāku versiju.
A. Zālīte uzskata, ka ieviešana vienmēr ir zināms kompromiss starp uzņēmuma vēlmēm un sistēmas iespējām, piemēram, izvēloties dažādas biznesa stratēģijas, kuras atbalstīs sistēma. Uzņēmējam šajā gadījumā ir svarīgi noskaidrot savas vēlmes, jo tās nevar zināt ne sistēmas ražotājs, ne konsultants, ne arī ieviesējs.
Ne vienmēr lēmumi, ko par sistēmu maiņu pieņem uzņēmumos, ir pamatoti un līdz galam izsvērti, gadās, ka tie ir saistīti ar uzņēmuma akcionāru, īpašnieku maiņu, t. i., ar tehnoloģijām pilnīgi nesaistītiem apsvērumiem. Lielākam uzņēmumam pārņemot mazāku, to ir nepieciešams integrēt jaunajā organismā.
Konservatīvisms, kas jāpārvar
Par spīti globālo spēlētāju, kā Microsoft, SAP, aktivitātei finanšu uzskaites sistēmu biznesā un atsevišķu nišas produktu, kā C1, ko izvēlas galvenokārt ar Krieviju saistīti komersanti vai uzņēmumi ar krieviski runājošu personālu, plašo pārstāvniecību, te spēcīgas ir arī vietējo sistēmu pozīcijas. ERP jomā tas ir Horizon, bet grāmatvedības – Tildes jumis. Vietējiem risinājumiem ir raksturīga spēja ātrāk reaģēt uz klientu mainīgajām prasībām, kas izriet arī no likumdošanas izmaiņām, nekā ārvalstu konkurentiem, kurus Latvijā pārstāv to partneri. Svarīgs programmas popularitātes kritērijs ir partneru spējas un aktivitāte, taču var gadīties, ka partnera risinājumi, lai arī cik labi tie būtu, var nesaskanēt ar globālā programmatūras ražotāja, kas attīsta savus produktus pēc visām valstīm vienotiem principiem, vēlmēm.
Vairākas Tildes jumja lietotāju aptaujas ir parādījušas, ka lielākā daļa klientu uzņēmumu vadītāju uzskata – grāmatvedības uzskaites sistēma uzņēmumā ir nepieciešama tikai tādēļ, lai grāmatvedis iesniegtu Valsts ieņēmumu dienestam nepieciešamās atskaites, pauž SIA Tilde uzņēmumu vadības sistēmu biznesa attīstības vadītāja Ilze Lapiņa.
Vadītājiem trūkst pieredzes, prasmes un zināšanu par programmām, tāpēc viņiem ir grūti precīzi formulēt, kādas programmas attīstības iespējas ir nepieciešamas uzņēmuma vadības un biznesa efektivitātes uzlabošanai. Taču, norāda I. Lapiņa, visi lietotāji novērtē ērtus, vienkāršus, lietotājam draudzīgus un uzticamus risinājumus, kas ļauj ietaupīt laiku un elastīgāk veikt darbu, nesamazinot precizitāti un drošības izjūtu.
ERP sistēmas spēj ne tikai konstatēt faktus, bet arī palīdzēt uzņēmumā plānot nākotnes norises
Vēloties būt vairāk noderīgs uzņēmuma vadītājiem lēmumu pieņemšanā un sekojot attīstības tendencēm, uzņēmums ir izstrādājis arī uzņēmuma vadības komponentu, kur ir iespējams apskatīt uzņēmuma darbības rādītāju atskaites un grafikus, kā arī sagatavot tieši konkrētajam uzņēmumam specifiskas atskaites. Tā biznesa datu analīzes elementi ienāk arī salīdzinoši vienkāršā grāmatvedības programmā.
Biznesa inteliģences vēl pamaz
Biznesa informācijas sistēmu attīstībā parādās mākslīgā intelekta iezīmes – tās ne tikai uzkrāj, apkopo u. tml. apstrādā datus, bet arī pēc zināmiem parametriem var simulēt dažādas biznesa situācijas. Sistēma spēj izspēlēt vairākus attīstības scenārijus, parādot vēlamāko. Jau kādu laiku šādas informācijas sistēmu iespējas izmanto lielās starptautiskās korporācijas, taču pamazām tās ienāk arī plašākā biznesa apritē.
Stratēģiskus lēmumus uzņēmumos palīdz pieņemt biznesa datu analīzes jeb biznesa inteliģences sistēmas. Tie ir rīki, ar kuru palīdzību uzņēmuma datus var pārvērst lēmumu pieņemšanai lietojamā informācijā. Kā liecina TNS pētījuma dati, biznesa analīzes sistēmas Latvijā lieto tikai 17,6 % uzņēmumu.
Uz to, ka pie mums finanšu un risku pārvaldības analīzes rīkus pilnvērtīgi izmanto ļoti mazs skaits uzņēmumu, vērš uzmanību Digital Mind vadītājs, norādot, ka pat vairākās bankās un apdrošināšanas sabiedrībās, kur daudzdimensionāla risku izvērtēšana un individuāla, uz risku novērtējumu balstīta produktu cenošana nodrošinātu augstākus peļņas rādītājus, tiek izmantoti visai primitīvi instrumenti un aprēķinu metodes. Vairumā gan vidēju, gan lielāku kompāniju finanšu un risku analīze un vadība tiek veikta bez speciālu IT risinājumu izmantošanas. Kā iemesli mazattīstītajai šādu instrumentu izmantošanas praksei ir minami, pirmkārt, organizāciju vadības brieduma līmenis, otrkārt, Latvijas uzņēmumu miniatūrais izmērs, salīdzinot ar vidēju Rietumeiropas kompāniju.
Vērtējot globālās tendences, kas ietekmē arī biznesa informācijas sistēmu attīstību, A. Zālīte vērš uzmanību uz data mining – padziļinātu datu analīzi, kam latviski ir dots nosaukums datizrace, tātad – spēja izrakt un atrast uzņēmuma datu krājumos ko jaunu, iepriekš nezināmu un uzņēmumam noderīgu. Būtisks virziens ir arī mašīnapmācība. Jau tagad ir iespējams, piemēram, robotu padarīt par klientu konsultantu, kas varēs konsultēt uzņēmuma klientus, pildot risinājuma atbalsta speciālista uzdevumus, piemēram, dators spēj komunicēt līdzīgi klientu konsultantam gan atbalsta funkcijas simulācijā, gan mutiski atbildot uz klienta uzdotajiem jautājumiem, gan pats uzdodot loģiski strukturētus jautājumus un sniedzot rekomendācijas sistēmas lietošanā un pat ERP sistēmas izvēlē.
