Lai gan uzņēmumu darbā arvien vairāk tiek izmantoti elektroniski radīti dati, joprojām lielu daļu biznesam nozīmīgas informācijas nākas saņemt papīra formātā.
Papīra līgumu, tāpat kā rēķinu, čeku un pavadzīmju, kaudzes ir neatņemama aktīva uzņēmuma dzīves sastāvdaļa. Kad uz papīra drukātā un ar roku rakstītā informācija ir jāpārveido datorlasāmā veidā, ir nepieciešama dokumentu digitalizācija.
Moderns dokumentu digitalizācijas risinājums ietver ne tikai pašu dokumentu digitalizēšanu, bet arī metadatu sagatavošanu automātiskai importēšanai citās sistēmās (jo īpaši elektroniskajās dokumentu vadības, klientu attiecību vadības vai finanšu vadības sistēmās), kur tos ir iespējams izmantot attiecīgā dokumenta atrašanai un digitālo dokumentu attēlu elektroniskajai arhivēšanai.
Programmatūras, ko izmanto dokumentu digitalizācijai, pamatā ir optiskās rakstzīmju pazīšanas jeb OCR (optical character recognition ) funkcija. OCR rīki no digitāla teksta attēla automātiski nolasa simbolus, kurus tādējādi nav nepieciešams ievadīt ar roku, tā optimalizējot dokumentu un rēķinu apstrādi.
E-norēķini joprojām mazākumā
Tam, kā pasaulē e-dokumenti aizstāj papīra dokumentus, u. tml. norisēm ilgstoši seko izpētes kompānija Billentis. No Billentis šāgada pētījuma E-Invoicing / E-Billing, International Market Overview & Forecast izriet, ka Eiropas līderi e-rēķinu jomā ir Skandināvijas valstis – Norvēģija, Zviedrija,Dānija, kā arī Somija, Islande un mūsu kaimiņi igauņi. Šajās valstīs e-rēķinu īpatsvars pārsniedz 40 % kopējā rēķinu apjoma. Papīrs joprojām dominē, tāpēc pastāv vajadzība pēc tā digitalizācijas.
Rādītāji ir labāki valsts un biznesa, kā arī uzņēmumu savstarpējos norēķinos. Salīdzinoši vājāks posms ir biznesa norēķini ar iedzīvotājiem. Latvijā e-rēķinu daļa pirmajā gadījumā svārstās 15–40 % robežās, otrajā – ir mazāka par 15 %. E-rēķinu īpatsvars Eiropā aug ik gadu. Pēc pētnieku aplēsēm, kopš 2010. gada e-rēķinu apjoms biznesa vidē ir audzis vairāk nekā trīs reizes.
Šāgada Billentis pētījumā ir aplēsts, ka e-rēķinu apstrādes procesā salīdzinājumā ar papīra rēķinu izmantošanu ir iespējams samazināt izmaksas par 50–80 %.
Digitalizācija uzņēmumā un ārpakalpojumā
Jaunākie tirgus izpētes kompānijas TNS dati liecina, ka 38,7 % Latvijas uzņēmumu izmanto kādu papīra dokumentu digitalizēšanas sistēmu. Īpaši populāri tas ir tirdzniecības un pakalpojumu sniegšanā strādājošajiem uzņēmumiem. Par galveno iemeslu šādu sistēmu izmantošanai tiek minēta nepieciešamība atslogot uzņēmuma ierobežotos resursus.
Dokumentu digitalizēšana ir arī salīdzinoši pieprasīts ārpakalpojumu veids. Rēķinu, pavadzīmju u. c. dokumentu digitalizēšanas pakalpojums sastāv no dokumentu skenēšanas, metadatu izdalīšanas, to pārbaudes un koriģēšanas, datu sagatavošanas nepieciešamajā formātā importam konkrētā uzņēmuma finanšu norēķinu sistēmā un datu pārsūtīšanas. Ārpakalpojumu sniedzējs strādā, gan veicot fizisku rēķinu skenēšanu, gan izmantojot no klienta saņemtus skenētus rēķinus elektroniskā formā, visbiežāk PDF failu veidā. Visi piegādātāju rēķini neatkarīgi no to veida tiek pārveidoti elektroniskā formātā, lai varētu veikt to turpmāku apstrādi, nodrošinot iespēju vienādi apstrādāt no dažādiem kanāliem saņemtus dokumentus.
Digitalizācijas ārpakalpojumu nišā strādā vairāki skandināvu kapitāla uzņēmumi, kā somu informācijas loģistikas kompānijas Posti Group meitasuzņēmums AS OpusCapita, zviedru Depona AB meitasuzņēmums Latvijā. Lielus dokumentu digitalizācijas projektus ir īstenojusi SIA LETA. Šī joma jau ilgāku laiku ir arī SIA Lattelecom BPO pakalpojumu skaitā.
Nozares spēlētāji atzīst, ka konkurentu šajā tirgū nav īpaši daudz, taču uz pašreizējā pieprasījuma fona konkurence var tikt vērtēta arī kā salīdzinoši augsta.
OpusCapita pārdošanas direktors Alvis Dimitris, raksturojot dokumentu digitalizācijas biznesu, atzīst, ka tas nav pārāk liels, bet ar augošu tendenci. Vienlaikus esot jāapzinās, ka, pieaugot e-dokumentu un e-norēķinu apjomam pasaulē, ātri vien pienākšot laiks, kad papīra starpniecība biznesā vairs nebūs vajadzīga.
Dokumentu digitalizāciju kā salīdzinoši stabilu biznesu bez krasām pieauguma vai samazinājuma pazīmēm raksturo arī Lattelecom BPO izpilddirektore Agnese Paegle. Viņasprāt, šobrīd gan esot novērojama augoša tendence papīra formāta rēķinu digitalizācijas jomā, kas ir skaidrojama ar uzņēmumu vēlmi savā darbībā plašāk ieviest mūsdienu tehnoloģijas.
Pieprasījums gan no valsts, gan privātā sektora
Lielākie OpusCapita digitalizācijas pakalpojuma pircēji ir uzņēmumi un iestādes, kam ir liels un uzņēmumu skatījumā vērtīgs papīra dokumentu apjoms. Uz to, ka klientu spektrs ir ļoti plašs, norāda arī Lattelecom BPO, minot, ka uzņēmuma dokumentu un rēķinu digitalizācijas pakalpojumus izmanto klienti no ļoti dažādām nozarēm: te ir gan telekomunikācijas uzņēmumi, gan aviokompānijas, gan bankas u. tml.
Ir uzņēmumi, stāsta A. Dimitris, kā, piemēram, apdrošinātāji, kas digitalizē dokumentus papīra datu dublēšanas nepieciešamības dēļ. Digitalizācijas pakalpojumi esot populāri starptautiskajos uzņēmumos, kam māteskompānija atrodas ārpus Latvijas. Pieprasījums nāk arī no pakalpojumu sniedzējiem ar plašu klientu bāzi un lielu daudzumu pavadzīmju.
Dokumentu digitalizācija atvieglo darbu grāmatvežiem un samazina rēķinu apstrādes laiku. Būtiskākie apsvērumi, kāpēc klienti izvēlas digitalizāciju, ir laika ekonomija un darba ražīguma palielināšana. Izmantojot šo pakalpojumu, samazinās dokumentu pazaudēšanas risks, to atrašana un lietošana ir ērtāka – vairāki cilvēki no ģeogrāfiski attālām vietām var vienlaikus strādāt ar vienu un to pašu dokumentu.
Pieprasījumu veido gan privātais bizness, gan valsts iestādes. Privātuzņēmumi ir tie, kas nodrošina stabilu apgrozījumu digitalizācijas ārpakalpojumu sniedzējiem, savukārt atsevišķi lielie projekti ik pa laikam nāk no valsts puses, piemēram, šovasar noslēdzās 680 tūkstošu eiro vērtais konkurss par Latvijas Republikas Prokuratūras uzraudzības lietu digitalizāciju. Maksimālais digitalizējamo lappušu skaits šai projektā ir 5 miljoni.
Ieguvumi no dokumentu digitalizācijas un e-dokumentu izmantošanas
- Vairākkārtēja darba ražīguma palielināšana.
- Dokumentu saglabāšanās drošības pieaugums (līdz 15 % papīra dokumentu tiek neatgriezeniski zaudēti).
- Būtiska laika ekonomija, meklējot un apstrādājot dokumentus.
- Dokumentu uzglabāšanas izdevumu samazināšana līdz pat 80 reizēm.
Perspektīvs biznesa virziens, kas varētu izvērsties plašāks par atsevišķiem lieliem projektiem, šķiet, varētu būt dokumentu digitalizācija valsts un pašvaldību iestāžu vidē, kam likums jau tagad pieļauj iespēju dokumentu arhīvus glabāt nevis papīra, kā tas ir komersantiem, bet elektroniskā veidā. Pašlaik īpaša aktivitāte gan neesot jūtama, taču no iestādēm, kam bieži vajag vērsties arhīvā, interese nāk. Reizē ar dokumentu digitalizāciju šādām organizācijām rodas iespēja attālināti skatīties arhivētos dokumentus un strādāt daudz operatīvāk.
Digitalizācija telekomunikācijas uzņēmumā
Minētā Billentis pētījuma dati rāda, ka globāli atsevišķo nozaru vidū visplašāk e-rēķinus ar klientiem izmanto tieši telekomunikācijas nozarē. Vienlaikus, kā liecina digitalizācijas pakalpojumu sniedzēju dati, Latvijā telekomunikācijas uzņēmumi ir vieni no lielākajiem šāda veida pakalpojumu pieprasītājiem. Uzņēmumiem joprojām daļa dokumentācijas, piemēram, klientu līgumi, ir papīra formātā, tiem būtiska ir arī uzņēmumu klientu datubāzu kārtošana, kas dod iespēju ērti meklēt un aktualizēt informāciju, norāda A. Dimitris.
Viens no pirmajiem uzņēmumiem Latvijā, kas visu dokumentu digitalizācijas procesu aizsāka jau krietni pasen, ir SIA Latvijas mobilais telefons (LMT ). Pieaugot dokumentu skaitam un paplašinoties biznesam, uzņēmumam darbs ar papīra dokumentiem bija kļuvis pārāk apgrūtinošs, tādēļ arī tika pieņemts šāds lēmums. Šobrīd praktiski visa uzņēmuma iekšējā dokumentu aprite ir elektroniskā formā. Lai uzņēmums strādātu efektīvāk, digitalizē arī pārējos dokumentus.
Tūlītēja dokumentu kopiju pieejamība darbinieka datorā atvieglo un paātrina darbu uzņēmumā, piemēram, situācijās, kad klients vēlas kaut ko mainīt līgumā un tas ir ātri jāatrod. Kopijām nav juridiska spēka, tomēr tās var ērti izmantot operatīvo ikdienas jautājumu risināšanā, turklāt samazinās arhīvā uzglabājamo papīru skaits.
Digitalizēšanu uzņēmums veic pašu spēkiem, dokumentus nogādājot uz centralizētu LMT apstrādes punktu. Lai process noritētu ātrāk, vispirms apstrādā viena veida dokumentus, piemēram, ram, veidlapas, pēc tam citus, piemēram, līgumus. Jau apstrādes laikā tie tiek klasificēti. E-kopijas tiek papildinātas ar aprakstošo informāciju un identifikācijas pazīmēm, kas ļauj dokumentu atrast arī pēc citiem kritērijiem, nevis tikai tiem, kas tiek izmantoti lietvedībā, meklējot papīra dokumentus.
Ārpakalpojuma izvēle
Dokumentu digitalizācijas ārpakalpojuma izvēles motivācija ir atkarīga no uzņēmuma specifikas, taču to vienmēr izvēlas uzņēmumi, kam ir liels papīra dokumentu apjoms. Zviedru finanšu holdinga kompānijas Marginalen AB grupas uzņēmums SIA Gelvora ir specializējies parādu piedziņā un uzraudzībā. Uzņēmuma valdes priekšsēdētāja Irina Namavīra, skaidrojot uzņēmuma izvēli par labu ārpakalpojumam, uzsver, ka lielā dokumentu apjoma un arī nepieciešamā tehniskā nodrošinājuma dēļ ar iekšējiem resursiem apstrādāt dokumentāciju nebija iespējams. Uzņēmuma biznesa specifikai – parādu piedziņai – ir raksturīgi periodiski pārņemt lielu daudzumu dokumentu oriģinālu. Šādā situācijā vairākus tūkstošus dokumentu ir nepieciešams digitalizēt un padarīt pieejamus ikdienas darbam ļoti īsā laika posmā.
Šos darbus nav iespējams iepriekš ieplānot, tāpat nav iespējams ātri papildus piesaistīt iekšējos resursus, tādēļ arī tika izvēlēts ārpakalpojuma sniedzējs, kura piedāvāto pakalpojumu klāsts, cena un spēja atrast risinājumu nestandarta pieprasījumiem apmierināja uzņēmumu.
Dokumenti tiek skenēti, saglabāti PDF formātā ar meklēšanai nepieciešamo nosaukumu, kas tiek automātiski veidots saskaņā ar atrunātiem, dokumentā esošiem informācijas parametriem. Vienlaikus skenēšanai nodoto dokumentu skaits ir atšķirīgs, bet maksimāli digitalizācijai tika nodoti ap 20 tūkstošiem dokumentu reizē.
Dokumentu digitalizācija ļauj uzņēmumam ne tikai ievērojami uzlabot dokumentu pieejamību, bet arī samazina riskus, kas ir saistīti ar dokumentu oriģinālu saglabāšanu, jo tie glabājas uzņēmumā, kurš specializējas arhīva pakalpojumu sniegšanā, tātad dokumentu oriģināli ir sistematizēti, uzskaitīti un ir pieejami tikai ierobežotam darbinieku lokam.
Vairāki cilvēki no ģeogrāfiski attālām
vietāmvar vienlaikus
strādāt ar vienu un to pašu dokumentu
Grūti mašīnai iemācīt mīlēt Raini
Dokumentu skenēšanas un apstrādes rīki un tehnoloģijas, kas veic automatizētu datu pazīšanu, pārbaudi un sasaisti ar klientu datiem, nepārtraukti attīstās. Ar datora prasmēm drukāta teksta pazīšanu datorprogrammā, šķiet, viss ir kārtībā – ir nepieciešams tikai noslīpēt pašreizējās tehnoloģijas, bet cilvēka rokraksts diez vai vēl tik drīz būs kvalitatīvi automatizēti pazīstams. OpusCapita praksē mašīnlasīšanai tiek pakļautas arī ar roku rakstīta teksta daļas, piemēram, anketās, taču te ir daudz kļūdu, tātad arī pārbaužu un labošanas darba, ko veic cilvēks.
Tas, ka šobrīd automatizēti nav iespējas pazīt cilvēka rokrakstu, ir problēma, un tā ir funkcija, ko labprāt varētu sagaidīt no programmatūras izstrādātājiem, atzīst arī Lattelecom BPO vadītāja.
Latvijas Nacionālās bibliotēkas (LNB ) Stratēģiskās attīstības nodaļas vadītājs Uldis Zariņš, kurš pārzina bibliotēkas digitalizācijas darbus, vērtējot pastāvošās teksta pazīšanas tehnoloģijas, norāda, ka bibliotēkas visbiežāk izmantotais ABBYY FineReader vai Google attīstītais Tesseract labi pieveic mūsdienīgu tipogrāfiski drukātu tekstu, arī latviešu valodā, un problēmas rodas tikai īpašos gadījumos, piemēram, ja ir izmantoti specifiski fonti, ja burti un fons ir krāsaini, teksts ir vienlaikus vairākās valodās vai tas nav izkārtots tikai horizontāli.
Mašīnraksts un gotiskais šrifts jau rada lielākas problēmas, piemēram, laikrakstu digitalizācijas projekta Periodika.lv gaitā tika secināts, ka ne visi latviešu gotiskā šrifta burti sakrīt ar attiecīgajiem vācu gotiskā šrifta burtiem, tāpēc programmatūras izstrādātājiem
ABBYY nācās īpaši pielāgot tās ražoto programmatūru LNB vajadzībām.
Vecākos izdevumos tekstu pazīšanas kvalitāte burtu līmenī ir 90–95 %, kas, uzskata U. Zariņš, varētu šķist pieņemami, taču realitātē nozīmē to, ka desmitā daļa burtu netiek pazīta pareizi, apgrūtinot pilnteksta meklēšanu. Tāpēc, apzinoties, ka pazīšanas tehnoloģijas diez vai ir iespējams būtiski uzlabot, LNB fokusējas uz inovācijām teksta pēcapstrādē, kas ļautu automātiski atrast un labot pazīšanas kļūdas.
„Diemžēl rokrakstiem teksta pazīšanas tehnoloģijas, vismaz mūsu gadījumā, nav izmantojamas vispār – ir grūti iemācīt mašīnai mīlēt Raini,” secina U. Zariņš, un šā iemesla dēļ, piemēram, unikālajā Latvijas Nacionālā arhīva projektā Raduraksti meklēšana vēl nav iespējama.
